工事写真台帳ソフトのおすすめ｜インストール型・クラウド型・スマホアプリ型の違いと選び方

工事写真台帳ソフトとは｜写真を台帳の形にまとめる道具

工事写真台帳ソフトとは、工事で撮った写真を取り込み、工種や撮影箇所、説明を付けて、工事写真台帳の形にまとめる道具です。写真を並べる枠や、項目の欄があらかじめ用意されているので、Excelで1枚ずつ貼るより短い時間で台帳を作れます。

一般には、工事写真台帳はExcelのひな形で作っている会社がまだ多くあります。Excelは誰でも開けて、自社の様式に合わせやすいのが良いところです。一方で、写真の大きさや位置をそろえる作業と、並べ替えのたびの貼り直しに時間がかかります。工事写真台帳ソフトは、この「貼る・そろえる・並べ替える」を自動にするためのものです。

工事写真台帳ソフトが手伝う作業は、製品によって範囲が違います。台帳を作るところだけのものもあれば、撮影から整理、共有、提出まで広く扱うものもあります。まずは、自社の作業のどこを楽にしたいかを決めておくと、比べるときの軸がぶれません。

工事写真台帳ソフトの3つの形｜インストール型・クラウド型・スマホアプリ型

工事写真台帳ソフトは、どこで動くかで分けると、大きく3つの形があります。形が違うと、写真の置き場所、使える人数、料金の払い方が変わります。

工事写真台帳ソフトの形1　インストール型

インストール型の工事写真台帳ソフトは、パソコンに入れて使う昔ながらの形です。写真はそのパソコンの中に置き、台帳もそのパソコンで作ります。買い切りで買えるものが多く、インターネットにつながっていない環境でも使えます。

その代わり、写真と台帳がそのパソコンの中にあるので、ほかの人が同じ工事を触るには、ファイルを渡すか共有のフォルダを用意する必要があります。1台のパソコンで、決まった人が台帳を作る会社に向いています。

工事写真台帳ソフトの形2　クラウド型

クラウド型の工事写真台帳ソフトは、ブラウザで開いて使う形です。写真はインターネット上の保管場所に置かれ、ログインすれば事務所でも自宅でも同じ工事を開けます。月額や年額で払う形がほとんどです。

社内の複数の人で同じ工事を扱えるのが、クラウド型の一番の良さです。現場代理人が説明を書き、事務の人が台帳を整える、といった分担がしやすくなります。写真を預けるぶん、保管の容量と、退会したときのデータの扱いを確かめておくと安心です。

工事写真台帳ソフトの形3　スマホアプリ型

スマホアプリ型の工事写真台帳ソフトは、スマホで撮影してそのまま台帳まで作る形です。電子小黒板の機能を持つものが多く、現場で撮って、その場で台帳やPDFの報告書にできます。撮ったデータはクラウドに上がり、パソコンで見られる製品もあります。

現場で完結するので、事務所に戻ってからの作業が少なくなります。一方で、写真が多い台帳をスマホの画面で整えるのは手間がかかることもあるため、大きな工事ではパソコンで仕上げる使い方が合う場合があります。

工事写真台帳ソフトの代表的な製品｜形ごとの例

工事写真台帳ソフトには、長く使われているパソコンのソフトから、施工管理の中に写真の機能が入ったクラウドまで、多くの製品があります。ここでは、形ごとに名前がよく挙がる製品の例を並べます。機能と料金は変わることがあるので、最新の内容は必ず各社の公式サイトで確かめてください。

表の製品は、どれが上というものではありません。ポイントはここです。同じ「工事写真台帳ソフト」でも、撮影から入る製品、施工管理から入る製品、台帳づくりから入る製品で、使い始めに覚えることの量が大きく違います。自社が楽にしたい作業と、製品が力を入れている作業が重なっているかで選ぶのが良いです。

撮影と黒板の機能から工事写真のアプリを比べたい場合は、フォトフクロウのサイトの工事写真アプリの選び方で、撮影・整理・施工管理の3タイプを詳しく紹介しています。

工事写真台帳ソフトの選び方｜比べる7つの項目

工事写真台帳ソフトを比べるときは、次の7つの項目を順に見ていくと、自社に合わない製品を早めに外せます。全部を満たす製品を探すより、自社にとって外せない項目を2つか3つ決めておくのがおすすめです。

工事写真台帳ソフトで外せない項目の決め方

工事写真台帳ソフトの外せない項目は、今の台帳づくりで一番時間がかかっている作業から決めると迷いません。写真を貼る作業に時間がかかっているなら、2の取り込み方と3の様式が大事になります。社内で同じ写真を探し回っているなら、5の共有の仕方が大事になります。

公共工事が多く、発注者から電子小黒板や電子納品を求められる会社は、次の節の注意を先に確かめてください。この条件に合わない製品は、ほかの項目が良くても選べないことがあります。

工事写真台帳ソフトを公共工事で使うときの注意

工事写真台帳ソフトを公共工事で使うときは、発注者が求める写真の撮り方と、納品の形に合っているかを最初に確かめます。一般に、公共工事では発注者が定める写真管理の基準があり、写真の撮り方や、電子で納品するときのフォルダの形が決められています。

電子小黒板を使って撮る場合は、写真が撮ったあとに書き換えられていないことを確かめられる仕組み（信憑性の確認）に対応した撮影の道具を使うことが求められます。電子納品では、写真と一緒に決められた形のデータを出す必要があります。どちらも、すべての工事写真台帳ソフトにある機能ではありません。

公共工事と民間工事の両方をしている会社では、公共工事の撮影と納品のデータは対応したソフトで用意し、社内の整理や、民間の施主への報告は別のソフトで作る、という分け方もあります。工事の種類ごとに使う道具を分けておくと、1本のソフトにすべてを求めずに済みます。

発注者の基準は工事ごとに違うことがあります。特記仕様書や発注者の案内を確かめ、分からない点は発注者に問い合わせてから道具を決めてください。

工事写真台帳ソフトとExcelの使い分け

工事写真台帳ソフトを入れても、Excelがいらなくなるわけではありません。元請や発注者から指定のExcelの様式で出すように言われることもあり、その場合はExcelで仕上げる必要があります。

使い分けの目安は、写真の枚数と、台帳を作る回数です。写真が数十枚で、台帳を作るのが月に1回程度なら、Excelのひな形でも十分に回ります。写真が100枚を超える工事が多い、台帳を毎週のように作る、という場合は、工事写真台帳ソフトに置き換えるほうが時間を減らしやすくなります。

ポイントは、Excelで出力できる工事写真台帳ソフトを選ぶと、ソフトで並べたあとにExcelで仕上げる、という両方の良いところを取れることです。PDFだけを出す製品では、出したあとに直すには作り直しになります。

工事写真台帳ソフトを入れる手順｜試してから決める

工事写真台帳ソフトは、いきなり全部の工事で使い始めるより、1つの工事で試してから広げるほうが失敗が少なくなります。次の流れで進めると、社内の人にも説明しやすくなります。

試すときは、すでに終わった工事の写真を使うと、Excelで作った台帳と並べて比べられます。かかった時間と、出来上がった台帳の見た目の両方を見ると、社内で決めやすくなります。

工事写真台帳をクラウドで作るなら｜フォトフクロウ

工事写真台帳をクラウドで作るツールの1つに、FUKULOのフォトフクロウがあります。フォトフクロウは、整理と台帳づくりに絞ったクラウド型の工事写真台帳ソフトです。撮り方は今のまま変えずに、撮った写真をパソコンからフォルダのままドラッグして預けます。

預けた写真は撮影日の順に並び、選んだ写真をA4の紙のような画面の台帳に入れて、工種・撮影箇所・説明を書きます。出力はExcel（出したあとも直せる）と、同じ配置のPDFです。共有リンクで元請や施主にログインなしで見せたり、社内のメンバーと工事を共有したりもできます。

フォトフクロウには、電子小黒板と電子納品のデータを作る機能はありません。公共工事でそれらが求められる場合は、対応した撮影と納品のソフトと組み合わせて使ってください。民間の工事が中心で、紙の黒板を写し込んで撮っている会社であれば、フォトフクロウだけで台帳まで作れます。くわしくはフォトフクロウとはの記事で紹介しています。

工事写真台帳ソフトのよくある質問

工事写真台帳ソフトのまとめ

工事写真台帳ソフトは、インストール型・クラウド型・スマホアプリ型の3つの形に分かれます。形によって、写真の置き場所、使える人数、払い方が変わります。まずは自社に合う形を決めてから、撮り方を変える必要があるか、写真の取り込み方、台帳の様式、出力の形、共有の仕方、写真の保管、試し方の7つの項目で比べると、候補を数本に絞れます。

公共工事で電子小黒板や電子納品が求められる場合は、その条件に合うかを最初に確かめてください。1つの工事で試し、Excelで作ったときと時間を比べてから広げると、社内でも決めやすくなります。