デジタルセールスルームのツールおすすめ｜3つのタイプと、比べる7つの項目

デジタルセールスルームのツールとは｜顧客ごとの専用ページで資料を渡す道具

デジタルセールスルームのツールとは、顧客ごと・商談ごとに専用のWebページを作り、そこに資料や情報をまとめて共有するための道具です。英語の Digital Sales Room の頭文字から、DSR（ディーエスアール）とも呼ばれます。顧客はそのページを開けば、提案書・見積書・事例などの資料に、いつでもたどり着けます。

一般に、BtoB（会社どうしの取引）の営業では、資料をメールに添付したり、クラウドのドライブのリンクを送ったりして渡すことが多くあります。この方法でも資料は届きますが、送ったあとに相手が開いたか、社内の誰に回したかは分かりません。デジタルセールスルームのツールは、資料を渡す場所を1つのページにまとめ、そこで起きたことを営業の側に記録として戻します。

デジタルセールスルームという考え方そのものの説明は、ルームフクロウのサイトのデジタルセールスルームとはでくわしくまとめています。この記事では、ツールを選ぶときの見方に絞って紹介します。

デジタルセールスルームのツールの3つのタイプ

デジタルセールスルームのツールは、何に力を入れているかで分けると、大きく3つのタイプがあります。製品によっては複数のタイプにまたがりますが、どこが一番強いかで見ると整理しやすくなります。

デジタルセールスルームのツールのタイプ1　商談管理の高機能型

高機能型のデジタルセールスルームのツールは、商談の始まりから契約までを、1つのページの中で進めることに力を入れたタイプです。顧客と一緒に進め方の予定を書き込む機能（相互の行動計画）や、見積・契約書・電子署名までを扱う製品があります。海外で生まれた製品に多いタイプです。

できることが多いぶん、使い始めに決めること・覚えることが多く、料金も高めになる傾向があります。大きな商談が多く、関わる人数も多い会社に向いています。

デジタルセールスルームのツールのタイプ2　閲覧の分析型

分析型のデジタルセールスルームのツールは、顧客が資料のどこを、どのくらい見たかを細かく記録し、購買の気配を読むことに力を入れたタイプです。特定のページが見られたら商談の予約を勧める、営業にすぐ知らせる、といった仕組みを持つ製品があります。

マーケティングと営業が分かれていて、見込みの高い顧客を早く見つけたい会社に向いています。一方で、分析を活かすには、記録を見て動く人と手順を社内で決めておく必要があります。

デジタルセールスルームのツールのタイプ3　資料共有に絞った型

資料共有に絞ったデジタルセールスルームのツールは、資料の渡し方を変えて、相手が開いたかを分かるようにすることに絞ったタイプです。機能を絞っているぶん、覚えることが少なく、料金も抑えめの製品が多くあります。

まずはメール添付やパスワード付きのZIPをやめて、送ったあとの反応を見るところから始めたい、中小企業に向いています。

デジタルセールスルームのツールの代表的な製品

デジタルセールスルームのツールとして、比較の記事でよく名前が挙がる製品の例を並べます。機能と料金は変わることがあるので、最新の内容は必ず各社の公式サイトで確かめてください。

表の製品は、どれが上というものではありません。ポイントはここです。同じデジタルセールスルームのツールでも、契約まで進める製品、分析で次の一手を示す製品、資料の渡し方を変える製品で、入れたあとに社内で変わる仕事の範囲が大きく違います。自社が変えたいところと、製品が力を入れているところが重なっているかで選ぶのが良いです。

デジタルセールスルームのツールの選び方｜比べる7つの項目

デジタルセールスルームのツールを比べるときは、次の7つの項目を順に見ていくと、自社に合わない製品を早めに外せます。全部を満たす製品を探すより、外せない項目を2つか3つ決めておくのがおすすめです。

デジタルセールスルームのツールで外せない項目の決め方

デジタルセールスルームのツールで外せない項目は、今の営業で一番困っていることから決めると迷いません。送った資料が見られているか分からないことが困りごとなら、1の顧客の側の手間と、2の閲覧の記録が大事になります。担当が替わると引き継ぎが大変なことが困りごとなら、3の権限と社内の共有、4の資料の管理が大事になります。

デジタルセールスルームのツールを入れる前に決めておくこと

デジタルセールスルームのツールは、入れただけでは成果が出にくい道具です。記録が取れても、それを見て次の連絡を変える人がいなければ、これまでのメール添付と変わりません。入れる前に、次の3つを社内で決めておくと、使い始めがなめらかになります。

1つ目は、どの資料からツールで送るかです。会社案内・提案書・見積書など、商談のあとに必ず送る資料から始めると、記録がたまりやすくなります。2つ目は、記録を誰がいつ見るかです。毎朝、前日に開かれた顧客を見る、といった決まりを作ります。3つ目は、開いた・開いていないで、次の連絡をどう変えるかです。

デジタルセールスルームのツールの記録の見方

デジタルセールスルームのツールの記録は、数字の大きさより「変化」を見るのがコツです。たとえば、商談のあとしばらく開かれていなかった資料が急に何度も開かれたら、先方の社内で検討が進んだ合図かもしれません。反対に、送ってから1週間たっても開かれていなければ、資料が届いていないか、優先順位が下がっている可能性があります。

どちらの場合も、記録だけで相手の気持ちを決めつけないことが大事です。記録は次の連絡のきっかけとして使い、「先日お送りした見積書について、気になる点はありましたか」のように、相手が答えやすい形で確かめるのが良いです。

デジタルセールスルームのツールとCRMの役割分担

デジタルセールスルームのツールは、CRM（顧客管理）やSFA（営業支援）の代わりになるものではありません。一般には、CRMが顧客と商談の台帳、デジタルセールスルームのツールが顧客との資料のやり取りの場、と役割を分けて考えると選びやすくなります。

CRMを使っていない会社でも、デジタルセールスルームのツールは使えます。顧客ごとの記録がツールの中に残るので、小さな会社では、まずデジタルセールスルームのツールで資料の送り方を変え、顧客が増えてからCRMを足す、という順番もあります。

デジタルセールスルームのツールを中小企業で始めるなら｜ルームフクロウ

中小企業向けのデジタルセールスルームのツールの1つに、FUKULOのルームフクロウがあります。ルームフクロウは、資料共有に絞った型のツールです。顧客ごとの専用ルームに資料を置いてURLを送り、顧客はメールアドレスを入れるだけで開けます。会員登録やアプリのインストールはいりません。

顧客がルームを開くと、開いた日時、見た資料、ダウンロードが顧客の詳細に残ります。資料は共有ライブラリで会社にまとめ、直したときは新しい版に替えるだけでルームにも出ます。顧客ごとにダウンロードを許可しない設定や、ルームの公開の期限も付けられます。

ルームフクロウには、電子署名や、CRMとの連携の機能は今はありません（CRMとの連携は準備中で、顧客はCSVで取り込めます）。契約までを1つのページで進めたい場合は、商談管理の高機能型のツールが合います。まずは資料の送り方を変えて、相手の反応を見るところから始めたい場合に、ルームフクロウは扱いやすいツールです。くわしくはルームフクロウとはの記事で紹介しています。

デジタルセールスルームのツールのよくある質問

デジタルセールスルームのツールのまとめ

デジタルセールスルームのツールは、商談管理の高機能型、閲覧の分析型、資料共有に絞った型の3つのタイプに分かれます。まずは自社の営業のどこを変えたいかを決めてタイプを絞り、顧客の側の手間、閲覧の記録、権限と社内の共有、資料の管理、安全の設定、ほかの道具との連携、料金と試し方の7つの項目で比べると、候補を数本に絞れます。

入れる前に、どの資料から送るか、記録を誰がいつ見るか、記録を見てどう動くかを決めておくと、ツールを入れたあとに成果が出やすくなります。1人の担当者で試してから、少しずつ広げてください。